Мы редко успеваем сделать все запланированные дела, нам постоянно не хватает драгоценных часов и даже минут. В нашу эпоху, когда дни пролетают с сумасшедшей скоростью, проблему решит приемлемый рабочий режим. Об основах тайм-менеджмента, его принципах и моделях читайте далее.

Как правильно управлять своим временем

Предлагаемая специалистами концепция строится на научной платформе и содержит множество управленческих схем. Они в сущности характеризуют максимальную эффективность деятельности человека в течение разных промежутков (сутки, неделя и т.д).

Еще в древнеримском государстве мыслители предлагали пути, как рационально действовать, с наименьшими потерями для себя. Логически обоснованная система зародилась в 80-ых годах прошлого столетия и первоначально использовалась в бизнесе, затем проникла в другие отрасли труда. Постепенно теория нашла применение и в личной жизни (быт, досуг, отдых).

Это учение включает в себя несколько важных компонентов:

• контроль над сроками выполнения обязательств,

• составление и соблюдение ежедневного расписания,

• оптимальное распределение проектов,

• мотивирующие факторы.

Основные правила и задачи тайм менеджмента работают на основе следующего набора практических действий:

• ставится и формулируется цель,

• распределяем приоритеты и согласно им пишем график,

• проводится оценка периода, затрачиваемого на решение проблем,

• определяем алгоритм для достижения цели,

• указываем перечень необходимых дел,

• рассчитываем требуемый лимит на совершение всех манипуляций.

Эта научная доктрина может использоваться в трех сферах:

1. профессиональный уровень, здесь требуется регулирование рабочей деятельности,

2. индивидуальный подход, связан с личной жизнью и саморазвитием,

3. социальная область, отвечает за построение взаимоотношений (например, в коллективе фирмы), на этой ступени можно управлять активностью нескольких человек.

Описание различных методов тайм-менеджмента

Есть проверенные инструменты, которые помогают правильно распределить ваши усилия. Примечательно, что многие из способов наделены прозвищами овощей и зверей, и это не просто так.

Начнем с детища президента Бенджамина Франклина, которое имеет вид пирамиды и получило соответствующее название. Оно содержит следующие компоненты (от основания до вершины):

1. основные ценности (то, чем вы дорожите),

2. главная цель (кем хотите видеть себя),

3. генеральный проект достижения мечты (в нем собраны промежуточные желания, ведущие к общему итогу),

4. план на несколько лет,

5. краткосрочный вариант (на неделю или месяц),

6. однодневный сценарий.

Эту идею можно смело брать на вооружение, ведь великий политический деятель долгие годы четко следовал составленной им модели, что стало залогом его успеха.

Метод швейцарского сыра в тайм менеджменте

Пользуется большой популярностью. Суть программы заключается в том, что вы мысленно представляете препятствие в образе сырной головки с мелкими дырками. Чем больше количество маленьких отверстий, тем быстрее можно съесть продукт (то есть решить проблему). Эти щели символизируют небольшие мероприятия, если начать с них, то следом решается основополагающий вопрос.

Например, необходимо подготовить корпоративный вечер. Поэтапно совершаем следующие шаги:

1. подыскиваем подходящий зал,

2. договариваемся с его владельцем,

3. продумываем меню, назначаем дату,

4. подбираем концертную часть застолья,

5. проводим оплату.

Задача успешно решена.

Простая технология «Хронометраж», позволяет определить, насколько вы справляетесь с ежедневной рутиной и бытом.

Берем интервал 7 дней и фиксируем в дневнике все сделанное нами. Затем анализируем собранные сведения по степени их полезности и нужности. Это позволит осознать и выделить приоритетные вещи и отказаться от бессмысленных занятий.

Метод помидора в тайм-менеджменте

Помогает справиться с различными сложностями школьникам, студентам и работникам офиса. Растение здесь обозначает лимит (четверть часа), в течение которого возможно решить долю основного затруднения.

К примеру, вы пишете отчет (курсовую работу и т.д.). Кладете перед собой овощ, устанавливаете будильник (или таймер) на 25 минут. За упомянутое время вплотную занимаетесь заданием, то есть «едите» продукт.

После прозвучавшего сигнала, прерываетесь на отдых (от 5 до 8 минут, или больше, если вопрос представляет особое затруднение). Затем повторяете процедуру примерно 3 раза, с теми же промежутками.

Урегулирование одного дела может потребовать до 4-х томатов, итого 2 часа, такого периода, как правило, достаточно для достижения поставленной цели.

Метод лягушки в тайм менеджменте

Понадобится в неприятных ситуациях, когда нужно совершить действия, которые нам не по душе. Лучше всего предпринимать такие шаги в утренние часы, чтобы не испортить себе весь настрой. Алгоритм состоит из 2 компонентов:

составляем перечень мероприятий, с которыми не хотим связываться, тем самым собираем надоедливых жаб в одну банку,

по одному закрываем возникшие вопросы, т. е. поочередно выпускаем земноводных из емкости.

Слон это крупное животное, поэтому программа под его названием применяется для особо сложных и масштабных задач, когда на их завершение может уйти много суток и даже месяцев. Сюда можно отнести строительство, написание диссертации и т.д.

Подобные громоздкие проекты обычно вызывают нежелание работать, человек теряет мотивацию. Появившиеся трудности будет легче одолеть, если разделить их на мелкие части, это называется специалистами необычным термином «разрезать мамонта на бифштексы».

Полученный комплекс миниатюрных сложностей выглядит не столь пугающе и позволяет постепенно и регулярно заниматься назначенными вопросами.

Методы расстановки приоритетов в тайм менеджменте

Этот отдельный блок помогает разобраться, в какой очередности необходимо выполнять намеченные цели.

ABC-система исходит из того, что ощутимые и незначительные препятствия в процентном соотношении почти равны. Все имеющиеся задания распределяются по 3 категориям, в зависимости от значимости (в скобках указано затрачиваемое время и возможная результативность после закрытия, в процентах):

• ступень A, содержит наиболее существенные и требующие скорейшего решения вопросы (15; 65),

• класс B, включает вторичные по важности задачи (20; 20),

• группа C, к ней относятся наименее заметные проблемы (65; 15).

Правильная работа схемы обеспечивается последовательностью действий:

1. пишем общий перечень поручений,

2. каждому занятию присваиваем ранг безотлагательности,

3. сортируем трудности согласно выбранному критерию,

4. распределяем их по обозначенным выше группам,

5. пункты, которым присвоен рейтинг A, решаем своими силами,

6. записи из второго сектора раздаем сотрудникам,

7. элементы конечного класса игнорируются (если это допустимо), либо поручаются работникам.

Система Эйзенхауэра, предполагает наличие 4-х категорий и выстраивается в виде матрицы (четыре квадранта и по 2 оси, соответственно срочность и необходимость). Распределение происходит в зависимости от важности дела:

• первостепенного значения, немедленно,

• не приоритетно, в пожарном порядке,

• имеет преимущество, может подождать,

• малозначительно.

Первая группа при безошибочном планировании обычно пустует, поэтому основное внимание уделяется идущему следом рангу. Третий номер выполняется по мере возможности и растущей потребности, а четвертый реестр это область развлечений, поэтому ему отводится временной минимум.

Техника Парето, в ее основе лежит соотношение 80 на 20, что подразумевает обеспечение 80 % результата за счет 20 % затрат. Это научно подтвержденный факт.

Схема проведения:

• пишем список обязательств,

• распределяем их по приоритетности,

• обозначаем 20 % самых безотлагательных и существенных мероприятий, затем занимаемся их выполнением,

• оставшуюся часть можно отложить либо поручить подчиненным.

Этот способ отличается высокой продуктивностью и широко применяется в различных сферах.

Изучив теоретические аспекты, затем на практике подберите вариант, который наиболее отвечает вашим конкретным запросам и мотивирует вас на достижение успеха.

Кому может пригодиться

Включенные в тайм менеджмент методы эффективного управления временем пользуются популярностью прежде всего у представителей бизнеса и руководства компаний. Они используют эти методики как в собственных графиках, так и распространяют их среди рядовых сотрудников. Плодотворная реализация поставленных целей во многом определяется безукоризненно намеченными приоритетами.

Данная практика способна помочь не только в стабильной организации рабочего режима. Домохозяйки и женщины в декрете (или по уходу за детьми) по достоинству оценят возможность экономно распределять дела в течение дня. Ведь домашние задачи включают в себя обширный круг обязанностей, которые в совокупности отнимают много часов, подчас у слабого пола на себя даже лишней минутки не остается. Оптимизация таковых издержек поспособствует их рациональному и продуктивному использованию.

Школьники и студенты в рамках учебных курсов смогут без опозданий сдавать курсовые и экзамены. Учеба будет приносить удовольствие, а не перерастать в пытку.

Управление карьерой и тайм менеджмент тесно связаны. Ведь от правильного распределения взятых обязательств будет пропорционально зависеть ваш профессиональный и личностный рост.

Есть категория людей, которые склонны начинать действовать в последний момент. В итоге их деятельность превращается в регулярный аврал, когда срочная доработка длится до полуночи и позже. Все это губительно сказывается на самочувствии, а результат такой работы радости не вызывает. Применение научных технологий избавит от подобной проблемы.

Эти стратегии активно противостоят так называемым хронофагам. Данный термин означает совокупность бесполезных и на первый взгляд незаметных мероприятий, ежедневно отнимающих массу сил и энергии. К ним относится многочасовое нахождение за компьютером: игры, соцсети, почта (если постоянно проверяется), блуждание по новостным сайтам, бесцельное общение с коллегами по офису.

Все, кто относится к своему будущему серьезно и ответственно, понимают, насколько полезны и целесообразны такие концепции.

Заблуждения о тайм-менеджменте

Существует несколько мифов об этой системе, которые не соответствуют действительности.

Начальное утверждение говорит о том, что время неподвластно человеку, т.е. он не может этим ресурсом управлять.

Если вдуматься в смысл таких высказываний, они верны с внешней стороны, но не по внутреннему содержанию. Ведь методика призвана лишь направить волю индивидуума в необходимое русло, а не бороться с безудержным течением лет. Практически эти способы предоставят контроль над собственной жизнью, высвободят часы, ранее затрачиваемые на суету и мелочи.

Второй предрассудок заключается в убеждении: применяемые схемы приведут к большему объему и напряженному служебному графику.

Однако основные формы методы тайм менеджмента подразумевают не только оптимальное распределение усилий, но и разумную скорость, и количество выполняемых планов. Серьезное значение имеет отдых, защищающий от переутомления и срывов. Если строго следовать указаниям и отделять важные задачи от пустяков, то личные достижения возрастут, без какого-либо ущерба для здоровья.

Третье утверждение говорит о том, что внедрение таких технологий лишает людей свободы, подчиняя их определенному ежедневному укладу. И непосредственно в нашей стране специфика менталитета помешает продвижению показавших свою эффективность в западных государствах инструментов. Если их где-то и стоит применять, то лишь в профессиональной деятельности.

В реальности индивидуум уже является рабом своих привычек, поведенческих стереотипов и т.д. Комплексы управления временем дадут возможность почувствовать себя свободным от бессмысленной рутины, то есть предоставляют шанс стать более успешным в своей профессии, разобраться со всеми домашними хлопотами, ощутить радость от результатов полезного труда.

Обзор известных книг данной тематики

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок». Сущность авторского подхода составляет модель GTD, означающая доведение начинаний до победного финала. Первый тираж вышел в начале столетия, с того момента исследование неоднократно переиздавалось, с неизменным успехом.

Коротко по существу содержания: информация по всем предстоящим делам упорядочивается, организовывается, затем воссоздаем наглядный план действий. Концентрируем все внимание на основной проблеме, которую поэтапно решаем. Остальные проекты ждут своего часа. Здесь вам в конкретных ситуациях поможет и подскажет тайм менеджмент как все успеть.

Весь процесс изложен в пособии в мельчайших деталях, доступным языком. Регулярное применение схемы потребует тренировки и силы воли, чтобы всегда придерживаться принятых на вооружение установок.

Джулия Моргенстерн «Искусство планирования и управления своим временем». Публикация из трех томов написана для женской аудитории и рассматривает ее специфические трудности, когда на счету каждая минута. Здесь подробно описываются способы личной организованности, в основе которой лежит принцип «изнутри наружу». Система помогает правильно организовать информационные потоки и работу с ними, пространство вокруг личности, выявляет возможные ошибки, устраняет психологические барьеры на пути к цели.

К недостаткам можно отнести уровень серии, она ориентирована на новичков, искушенные в тематике читатели не найдут для себя новых возможностей.

Настоящее практическое руководство, без какой-либо воды, и только актуальную информацию можно обнаружить в «Тайм-менеджменте» Брайана Трейси. 21 часть шедевра изложена в живом, увлекательном жанре, содержит примеры из жизни, советы и рекомендации. Простота некоторых методик может удивить, но их результативность впечатлит вас еще больше. Любой начинающий сможет заложить фундамент собственной модели, основываясь на этом бестселлере.

Книжка имеет лишь один изъян: не приспособлена к условиям в нашей стране, поэтому по некоторым нюансам придется размышлять, как их эффективно использовать.

Глеб Архангельский «Как успевать жить и работать». Отечественный автор предлагает свой взгляд на вещи, с адаптацией под российские реалии. Его ситуативное видение приобрело широкую популярность, о чем свидетельствуют 18 распроданных тиражей. На страницах вы отыщете массу полезных заметок и свежих идей, различные особенности управления дневным графиком.

Однако издание учитывает интересы только подготовленной аудитории, знакомой на практике с особенностями приемов и уже использующей их в своей работе.

Все эксперты единодушны во мнении, что тайм менеджмент его значение в планировании достаточно велико, ведь он дает не только теоретические познания, но прежде всего – настоящие прикладные навыки.

Рекомендации

Проведите подготовку: отслеживайте распорядок своего дня в течение трех-четырех недель. Фиксируйте его письменно (в пределах каждых 5 минут), затем с помощью записей можно будет проанализировать совершенные действия и понять, насколько грамотно расходуется рабочий потенциал.

Не останавливаться на достигнутых успехах. Решив одну задачу, размышляем над тем, какой будет наш следующий замысел.

Регулярно совершенствуйте свои знания.

Если на вас пытаются взвалить груз чужих обязательств, научитесь отвечать «нет», не ощущая себя виноватым. Каким бы вы ни были добросовестным работником, не становитесь средством для возвышения других сотрудников за ваш счет.

Старайтесь не окунаться с головой в новый режим активности. Освоение технологий и инструментов тайм менеджмента потребуют тренировки и приобретения опыта, чтобы привыкнуть к правильному распределению временных отрезков.

Подумайте о своих желаниях, о довлеющих приоритетах. К достижению этих целей направляйте все ваши старания.

Рассмотрим себя и привычки с критической точки зрения, чтобы найти вредные наклонности, поглощающие большую часть нашего существования. Лучше всего расстаться с ними навсегда, либо уделять к ним минимум заинтересованности.

Любое дело должно приносить если не радость, то хотя бы пользу. В ином случае постарайтесь избавиться от него.

Соизмеряем намеченное задание и наши собственные устремления. Если они совпадают, то все верно, в других ситуациях по возможности не беритесь за урегулирование ненужного вам вопроса.

Наиболее полезная и эффективная программа составляется сразу на неделю.

Надеемся, что статья помогла вам научиться управлять одним из самых главных личностных ресурсов. Планирование времени тайм менеджмент проводит с максимальной действенностью и высоким результатом, что поможет сохранить здоровье, сэкономит силы и нервы. А значит, сделает жизнь более полноценной, насыщенной, и вы всегда сможете уделить достаточно внимания родным и близким, друзьям и своим увлечениям.